Die E-Akte als wichtige Neuerung für BAföG-Anträge in Hessen
Meldung vom 29.02.2024
Durchgehende digitale Bearbeitung von BAföG-Anträgen jetzt möglich
Darmstadt, 29.02.2024 – Das Studierendenwerk Darmstadt hat sich an der Initiative des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Forschung, Kunst und Kultur zur Entwicklung und Einführung der E-Akte im BAföG-Antragsverfahren beteiligt und als Pilotamt engagiert mitgewirkt, damit im Interesse der Antragstellenden eine schnellere Erstellung ihres BAföG-Bescheides möglich ist. Digital eingereichte Anträge werden künftig nicht mehr ausgedruckt, sondern vollständig digital verarbeitet.
Die kompromisslose Digitalisierung steht im Fokus, wobei der Ersatz analoger Prozesse durch digitale Lösungen im Mittelpunkt steht. „Wir wollen nicht nur den Status quo verbessern, sondern auch Hoffnung schenken. Viele meiner Kolleginnen und Kollegen anderer Studierendenwerke warten seit Jahren auf die Einführung einer E-Akte in den BAföG-Ämtern, nun rückt dies in greifbare Nähe“, erklärt Ben Kopfer, Leiter Studienfinanzierung und IT des Studierendenwerks Darmstadt.
Schluss mit dem Papierkram, die Aktenschränke sind leer: Thomas Reimann (Studienfinanzierung), Ajla Berlin (Studienfinanzierung), Ben Kopfer (Abteilungsleitung Studienfinanzierung) v.l.n.r.
Ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur E-Akte war neben der vom Land Hessen finanzierten Anpassung der Fachsoftware die Digitalisierung der per Post eingereichten Anträge und Unterlagen, für die ein guter Prozess entwickelt werden konnte. Die Bearbeitung der Anträge würde weiter vereinfacht, würden die Antragstellenden Anträge und Nachweise ausschließlich digital direkt über BAföG-Digital. übermitteln.
Das Studierendenwerk Darmstadt agiert als Vorreiter und unterstützt zudem die anderen vier Studierendenwerke Hessens aktiv bei der Einführung der E-Akte in ihren jeweiligen BAföG-Ämtern. Um Starthilfe zu ermöglichen, wurden Informationsveranstaltungen und Workshops organisiert. Besonders der Austausch über die Praxiserfahrungen spielte dabei eine große Rolle.
„Die Motivation zur Beteiligung in der Projektgruppe basiert unter anderem darauf, sich aktiv zu engagieren und praxisnahe Ideen und Vorschläge der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in die Projektgruppe einzubringen. Unser Ziel war von Anfang an, unsere Kolleginnen und Kollegen in allen BAföG-Ämtern bei der Einführung der E-Akte zu unterstützen und für etwaige Rückfragen zur Verfügung zu stehen. Dadurch hat sich inzwischen eine Vernetzung über die Grenzen Hessens hinaus ergeben.“, sagt Ajla Berlin, Bereichsleitung Studienfinanzierung des Studierendenwerks Darmstadt.
Die Einführung der E-Akte markiert, nach der Einführung des bundeseinheitlichen Online-Antrags „BAföG Digital“, einen weiteren wichtigen Meilenstein in der Modernisierung des BAföG-Antragsverfahrens. Zukünftige Entwicklungen beinhalten u. a. die regelbasierte Verarbeitung von E-Mails, den E-Bescheid, eine bundesweite elektronische Aktenweitergabe und die gesicherte Kommunikation mit den Antragstellenden. Eine Schlüsselrolle dabei spielt die Nutzung der BundID und die Einreichung der Anträge über „BAföG Digital“, um eine effiziente digitale Bearbeitung zu gewährleisten.
„Hessen ist seit Jahren federführend an der Entwicklung von Systemen beteiligt, die die BAföG-Beantragung einfacher machen – sowohl für die Antragstellenden als auch für die Verwaltung. Mit der E-Akte treiben wir die Digitalisierung in diesem Bereich weiter voran“, so Wissenschaftsminister Timon Gremmels. „Ich danke dem Studierendenwerk Darmstadt für seine hervorragende Arbeit. Mit seinem Engagement ist es Vorreiter – die flächendeckende Umstellung in den anderen Studierendenwerken soll spätestens im Frühjahr 2025 abgeschlossen sein. Auch für diesen Prozess haben wir zusätzliche Mittel zur Verfügung gestellt.“
„Wir versuchen, die Studierenden davon zu überzeugen, eine BundID anzulegen und den Antrag online zu stellen. Das hat viele Vorteile, etwa den Bearbeitungsstand zu verfolgen, fehlende Unterlagen hochzuladen und in Zukunft auch die verschlüsselte Kommunikation. Wir sind auf die Mithilfe der Studierenden angewiesen und werben dafür“, ergänzt Thomas Reimann, stellv. Leiter Studienfinanzierung des Studierendenwerks Darmstadt.
Ansprechpartnerin für Presse/Medien:
Katja Jans, Leitung Unternehmenskommunikation
Tel (06151) 16-29289, k.jans@stwda.de
Ben Kopfer, Leiter Studienfinanzierung und IT
Tel. (06151) 16 -29660, b.kopfer@stwda.de
Die E-Akte als wichtige Neuerung für BAföG-Anträge in Hessen
Durchgehende digitale Bearbeitung von BAföG-Anträgen jetzt möglich
Darmstadt, 29.02.2024 – Das Studierendenwerk Darmstadt hat sich an der Initiative des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Forschung, Kunst und Kultur zur Entwicklung und Einführung der E-Akte im BAföG-Antragsverfahren beteiligt und als Pilotamt engagiert mitgewirkt, damit im Interesse der Antragstellenden eine schnellere Erstellung ihres BAföG-Bescheides möglich ist. Digital eingereichte Anträge werden künftig nicht mehr ausgedruckt, sondern vollständig digital verarbeitet.
Die kompromisslose Digitalisierung steht im Fokus, wobei der Ersatz analoger Prozesse durch digitale Lösungen im Mittelpunkt steht. „Wir wollen nicht nur den Status quo verbessern, sondern auch Hoffnung schenken. Viele meiner Kolleginnen und Kollegen anderer Studierendenwerke warten seit Jahren auf die Einführung einer E-Akte in den BAföG-Ämtern, nun rückt dies in greifbare Nähe“, erklärt Ben Kopfer, Leiter Studienfinanzierung und IT des Studierendenwerks Darmstadt.
Schluss mit dem Papierkram, die Aktenschränke sind leer: Thomas Reimann (Studienfinanzierung), Ajla Berlin (Studienfinanzierung), Ben Kopfer (Abteilungsleitung Studienfinanzierung) v.l.n.r.
Ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur E-Akte war neben der vom Land Hessen finanzierten Anpassung der Fachsoftware die Digitalisierung der per Post eingereichten Anträge und Unterlagen, für die ein guter Prozess entwickelt werden konnte. Die Bearbeitung der Anträge würde weiter vereinfacht, würden die Antragstellenden Anträge und Nachweise ausschließlich digital direkt über BAföG-Digital. übermitteln.
Das Studierendenwerk Darmstadt agiert als Vorreiter und unterstützt zudem die anderen vier Studierendenwerke Hessens aktiv bei der Einführung der E-Akte in ihren jeweiligen BAföG-Ämtern. Um Starthilfe zu ermöglichen, wurden Informationsveranstaltungen und Workshops organisiert. Besonders der Austausch über die Praxiserfahrungen spielte dabei eine große Rolle.
„Die Motivation zur Beteiligung in der Projektgruppe basiert unter anderem darauf, sich aktiv zu engagieren und praxisnahe Ideen und Vorschläge der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in die Projektgruppe einzubringen. Unser Ziel war von Anfang an, unsere Kolleginnen und Kollegen in allen BAföG-Ämtern bei der Einführung der E-Akte zu unterstützen und für etwaige Rückfragen zur Verfügung zu stehen. Dadurch hat sich inzwischen eine Vernetzung über die Grenzen Hessens hinaus ergeben.“, sagt Ajla Berlin, Bereichsleitung Studienfinanzierung des Studierendenwerks Darmstadt.
Die Einführung der E-Akte markiert, nach der Einführung des bundeseinheitlichen Online-Antrags „BAföG Digital“, einen weiteren wichtigen Meilenstein in der Modernisierung des BAföG-Antragsverfahrens. Zukünftige Entwicklungen beinhalten u. a. die regelbasierte Verarbeitung von E-Mails, den E-Bescheid, eine bundesweite elektronische Aktenweitergabe und die gesicherte Kommunikation mit den Antragstellenden. Eine Schlüsselrolle dabei spielt die Nutzung der BundID und die Einreichung der Anträge über „BAföG Digital“, um eine effiziente digitale Bearbeitung zu gewährleisten.
„Hessen ist seit Jahren federführend an der Entwicklung von Systemen beteiligt, die die BAföG-Beantragung einfacher machen – sowohl für die Antragstellenden als auch für die Verwaltung. Mit der E-Akte treiben wir die Digitalisierung in diesem Bereich weiter voran“, so Wissenschaftsminister Timon Gremmels. „Ich danke dem Studierendenwerk Darmstadt für seine hervorragende Arbeit. Mit seinem Engagement ist es Vorreiter – die flächendeckende Umstellung in den anderen Studierendenwerken soll spätestens im Frühjahr 2025 abgeschlossen sein. Auch für diesen Prozess haben wir zusätzliche Mittel zur Verfügung gestellt.“
„Wir versuchen, die Studierenden davon zu überzeugen, eine BundID anzulegen und den Antrag online zu stellen. Das hat viele Vorteile, etwa den Bearbeitungsstand zu verfolgen, fehlende Unterlagen hochzuladen und in Zukunft auch die verschlüsselte Kommunikation. Wir sind auf die Mithilfe der Studierenden angewiesen und werben dafür“, ergänzt Thomas Reimann, stellv. Leiter Studienfinanzierung des Studierendenwerks Darmstadt.
Ansprechpartnerin für Presse/Medien:
Katja Jans, Leitung Unternehmenskommunikation
Tel (06151) 16-29289, k.jans@stwda.de
Ben Kopfer, Leiter Studienfinanzierung und IT
Tel. (06151) 16 -29660, b.kopfer@stwda.de